Ce que la connexion permet
Une fois votre compte relié, quatre choses deviennent possibles depuis Opti', sans quitter l'application et sans manipuler un seul fichier :
- Envoyer un questionnaire conçu dans Opti' vers un projet Kobo, nouveau ou existant.
- Importer les réponses d'un projet pour les analyser, y compris un projet créé hors d'Opti'.
- Suivre une collecte en direct : les nouvelles réponses arrivent d'elles-mêmes.
- Afficher les photos prises sur le terrain, qui ne sont pas consultables sans authentification.
Relier votre compte
Dans Opti Gemba, ouvrez la boîte à outils puis KoboToolbox. L'écran vous demande deux choses.
- Où se trouve votre compte. KoboToolbox n'a pas un serveur unique : il y a l'instance Europe (eu.kobotoolbox.org) et l'instance Global (kf.kobotoolbox.org), et certaines organisations hébergent la leur. Si vous vous trompez, ce n'est pas grave : Opti' essaie l'autre serveur et vous dit lequel était le bon.
- Votre jeton. Cliquez sur « Afficher mon jeton sur Kobo » : la page qui s'ouvre affiche votre jeton, sur votre serveur. Copiez tout ce qui s'y trouve, y compris les accolades, et collez-le. Opti' se charge d'en extraire le jeton.
Envoyer un questionnaire vers Kobo
Depuis le panneau KoboToolbox, avec un questionnaire ouvert, deux destinations vous sont proposées : créer un nouveau projet, ou mettre à jour un projet existant. La deuxième fois, Opti' se souvient du projet lié et vous propose la mise à jour, au lieu de créer un doublon.
Les noms de variables sont vérifiés avant l'envoi
Kobo transforme chaque nom de variable en balise de formulaire, et refuse ceux qui ne respectent pas les règles XML : commencer par un chiffre, contenir une espace, être en double. C'est très fréquent quand le questionnaire vient d'un document dont les questions sont numérotées (« 1_quels_articles_avez_vous_recus »).
Opti' repère ces noms avant l'envoi et propose les corrections en un clic. Vos formules (conditions d'affichage, calculs, contraintes) sont mises à jour en même temps, et vous pouvez continuer à employer vos anciens noms quand vous parlez à l'IA.
Importer les réponses
Face à chaque projet de la liste, un bouton « Importer ». Il devient « Actualiser » une fois le projet relié. Vous trouverez la même entrée dans la vue Data collection, à côté de l'import de fichier.
Si le projet n'existe pas encore dans Opti', son questionnaire est rapatrié d'abord, et la mission est créée automatiquement. Ce n'est pas un détail de confort : charger des réponses dans un formulaire dont les variables ne correspondent pas produit une base silencieusement vide, où les colonnes existent mais les valeurs n'y arrivent pas.
Les réponses atterrissent dans une collecte nommée « Kobo · nom du projet », réutilisée d'un rafraîchissement à l'autre. Les groupes répétés, les questions à choix multiples, les GPS et les photos sont conservés dans leur forme d'origine : une base importée s'analyse exactement comme une base collectée dans Opti'.
Si l'import est interrompu
Sur une base de plusieurs milliers de réponses, une coupure réseau n'oblige pas à tout recommencer : Opti' retient où il en était et vous propose de reprendre, sans retélécharger ce qui est déjà arrivé.
Ce qui bloque un import
| Situation | Pourquoi |
|---|---|
| Projet chiffré | Les réponses ne sont lisibles qu'avec la clé privée du formulaire, qu'Opti' ne détient pas. C'est le principe même du chiffrement Kobo. |
| Projet non déployé | Un brouillon n'a reçu aucune réponse : il n'y a rien à importer. |
| Aucune réponse | Le projet est déployé mais personne n'a encore soumis de fiche. |
Ce que fait « Actualiser », exactement
Une base de collecte vit : on corrige une saisie, on supprime un doublon, on rejette une fiche au contrôle qualité. Un rafraîchissement qui se contenterait d'ajouter la nouveauté laisserait Opti' analyser des données que Kobo a désavouées, sans le moindre signe. Les trois cas sont donc traités séparément.
| Cas | Ce qui se passe |
|---|---|
| Nouvelle réponse | Ajoutée à la collecte. |
| Réponse corrigée dans Kobo | Remplacée par sa version à jour. Sa date de collecte d'origine est conservée, pour ne pas fausser vos analyses temporelles. |
| Réponse disparue de Kobo | Signalée, jamais supprimée d'office. Opti' vous montre la liste (date, enquêteur, première réponse) pour que vous puissiez reconnaître ce qui part, et vous choisissez de les retirer ou de les conserver. |
Le statut de validation
Si vous utilisez le contrôle qualité de Kobo (approuvé, en attente, rejeté), ce statut devient une colonne exploitable dans Opti' : vous pouvez filtrer une analyse sur les seules réponses approuvées, ou croiser le taux de rejet par enquêteur.
Le suivi en direct
C'est la fonctionnalité qui change la nature de l'outil. Sans elle, Opti' analyse ce que quelqu'un a pensé à rapatrier. Avec elle, votre tableau de bord se remplit pendant que les équipes sont sur le terrain, sans que personne clique sur « Actualiser ».
Concrètement, Opti' ajoute un service nommé « Opti' » aux REST Services de votre projet Kobo. Kobo envoie alors chaque nouvelle réponse à Opti' au moment où elle arrive. Vous pouvez retirer ce service depuis Opti' ou depuis Kobo, à tout moment.
Le suivi se propose une fois le projet importé au moins une fois : il faut une mission et une collecte où déposer les réponses, et les deux naissent du premier import.
Si votre organisation n'autorise pas les jetons API
Certaines politiques de sécurité interdisent de confier un jeton d'API à un service tiers, et cette règle ne se négocie pas depuis une interface. Une voie reste ouverte pour envoyer un questionnaire.
- Dans l'écran de connexion Kobo d'Opti', dépliez « Mon organisation n'autorise pas les jetons API ».
- Cliquez sur « Obtenir le lien ». Opti' fabrique une adresse valable deux heures.
- Dans Kobo, cliquez NEW puis Import an XLSForm via URL, et collez l'adresse.
Aucun jeton n'est demandé et Opti' n'obtient aucun accès à votre compte. En revanche, l'import des réponses et le suivi en direct nécessitent, eux, un compte relié : Kobo n'offre pas d'équivalent sans authentification.
Vos données, en clair
La connexion à KoboToolbox est la seule fonctionnalité d'Opti' qui accède à un compte que vous détenez ailleurs. Voici ce qui se passe réellement.
| Élément | Traitement |
|---|---|
| Votre jeton API | Transmis une seule fois, du champ de saisie vers nos serveurs. Chiffré au repos en AES-256-GCM, avec une clé stockée séparément de la base. Il ne revient jamais vers votre navigateur : seuls les quatre derniers caractères sont réaffichés. Jamais transmis à un service d'intelligence artificielle. |
| Portée de l'accès | Le jeton KoboToolbox n'a pas de portée limitée : il donne accès à l'intégralité du compte. Kobo ne propose ni scopes, ni expiration, ni OAuth. Opti' ne s'en sert que pour les actions que vous déclenchez. |
| Une connexion par personne | Jamais par organisation, même en forfait Teams. Un jeton donnant accès à tout le compte, un membre de l'équipe ne doit pas pouvoir agir sur le Kobo d'un collègue. |
| Vos réponses importées | Stockées comme n'importe quelle collecte Opti' : chiffrées en base, hébergement européen. Elles ne sont transmises à un modèle d'IA que si vous lancez vous-même une analyse, un rapport ou une question au mini-chat. |
| Vos questionnaires | Géré de la même manière que pour les questionnaires Opti'. Les questionnaires créés dans Opti' sont sauvegardés dans notre base de données sécurisée et transit via des servers https. |
| Vos photos de terrain | Elles restent chez Kobo. Opti' ne les rapatrie pas : il les relaie à l'affichage, le temps que vous les regardiez, parce que leur adresse exige une authentification que votre navigateur ne peut pas fournir seul. |
| Suivi en direct | Si vous l'activez, Kobo envoie chaque nouvelle réponse à une adresse propre à votre projet, protégée par un secret aléatoire. Vous pouvez le désactiver à tout moment, des deux côtés. |
Révoquer l'accès
Deux moyens, et le second est définitif.
- Depuis Opti'. Le bouton « Déconnecter » du panneau KoboToolbox supprime le jeton enregistré. Vos données déjà importées restent dans Opti'.
- Depuis Kobo. Account Settings puis Security puis Regenerate key invalide l'ancien jeton pour tout le monde, y compris Opti'. À faire si vous voulez bloquer l'accès à votre compte, ou si vous pensez que le jeton a été compromis.
Pensez aussi à retirer le service « Opti' » des REST Services de vos projets si vous aviez activé le suivi en direct.
Questions fréquentes
Que voit Opti' de mon compte KoboToolbox ?
Le jeton API de KoboToolbox n'a pas de portée limitée : il donne accès à l'intégralité du compte, et Kobo ne propose aucune alternative. Opti' s'en sert uniquement pour les actions que vous déclenchez : lister vos projets, envoyer un questionnaire, télécharger les réponses d'un projet que vous désignez, afficher une photo. La seule action qui se poursuit sans geste de votre part est le suivi en direct, que vous activez projet par projet et pouvez désactiver.
Mon jeton API est-il stocké en clair ?
Non. Il est chiffré au repos en AES-256-GCM, avec une clé stockée séparément de la base. Il ne revient jamais vers votre navigateur : seuls les quatre derniers caractères sont réaffichés, pour que vous reconnaissiez lequel de vos jetons est enregistré. Il n'est jamais transmis à un service d'intelligence artificielle, ni écrit dans nos journaux techniques.
Pourquoi Opti' passe-t-il par ses propres serveurs au lieu d'appeler Kobo directement ?
Ce n'est pas un choix. KoboToolbox n'autorise pas les appels venant d'un autre site web (il n'envoie aucun en-tête CORS pour myoptibot.com) : votre navigateur en serait techniquement incapable. Cela a un avantage : le jeton n'a jamais à séjourner dans votre navigateur.
Puis-je relier plusieurs comptes Kobo, ou le compte de mon organisation ?
Une connexion par personne et par compte à la fois. Ce n'est pas une limitation arbitraire : un jeton donne accès à tout le compte Kobo, donc partager une connexion entre les membres d'un projet Teams reviendrait à donner à chacun les clés du Kobo des autres. Chacun connecte le sien.
Kobo a refusé mon questionnaire, que faire ?
Le message affiché vient de pyxform, le validateur de Kobo, et il est repris tel quel : c'est le seul endroit qui vous dit quel nom de variable ou quelle liste de choix pose problème. Corrigez le point signalé dans le questionnaire, puis relancez l'envoi. Si le message parle d'un nom de nœud invalide, la vérification des noms de variables d'Opti' vous proposera la correction automatiquement au prochain essai.
Les données de mes projets Kobo sont-elles envoyées à une intelligence artificielle ?
Pas du fait de la connexion Kobo, qui ne consomme aucun crédit et n'appelle aucun modèle. Vos réponses importées deviennent une base de collecte ordinaire dans Opti' : elles ne sont transmises à un modèle que si vous lancez vous-même une analyse, un rapport ou une question au mini-chat, comme pour n'importe quelle autre base.
Le suivi en direct consomme-t-il des crédits ?
Non. Recevoir une réponse ne consomme aucun crédit, quel que soit leur nombre. Seules les analyses que vous lancez sur ces données en consomment, au tarif habituel d'Opti Gemba.